Als het lukt om goede regels op te stellen die daadwerkelijk regelen wat ze beogen, kunnen we belangrijke maatschappelijke en organisatiewaarden overeind houden. En voor organisaties in de publieke sector geldt dat nog sterker dan voor private organisaties, omdat zij expliciet de taak meekrijgen om die maatschappelijke waarden te koesteren.
In de praktijk zie je echter dat de regel een doel op zich kan worden. Ambtenaren zijn het merendeel van hun tijd kwijt aan het schrijven van stukken voor de gemeenteraad, waardoor ze minder tijd overhouden om de dialoog met de samenleving te voeren over wat er in die stukken zou moeten staan. Zorgmedewerkers besteden soms meer tijd aan het registreren van de ontwikkeling van een patiënt dan aan het daadwerkelijk behandelen van die patiënt. Professionals zijn dan meer bezig om het systeem en de regels te dienen dan de samenleving of het eindproduct waarvoor ze zich wilden inspannen. Zo veranderen regels van bruikbare richtlijnen waarmee je belangrijke zaken probeert te waarborgen in dagelijkse invuloefeningen waaruit de betekenis verdwenen is. De systeemwereld verdringt de leefwereld.
Privacy als prioriteit
Sinds de invoering van de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG) heeft elke organisatie een AVG-medewerker die zich bezighoudt met de bescherming van persoonsgegevens van klanten en gebruikers. Overheidsorganisaties zijn zelfs wettelijk verplicht om een functionaris gegevensbescherming aan te stellen. Deze personen zijn meteen aan de slag gegaan met de vertaling van de AVG naar lokale procedures en afspraken. Hoe meer AVG-medewerkers er zijn, hoe meer zij zullen doen en regelen om de AVG uit te voeren. Met als gevolg dat, ongeacht de grootte van de organisatie en de mate waarin die gegevens bewaart en gebruikt, organisaties overspoeld worden met allerlei formulieren en aanpassingen van protocollen en werkwijzen. Bij de ene organisatie moet iedereen die een bijeenkomst bijwoont met handtekening en al verklaren akkoord te gaan met een uitnodiging voor een volgende bijeenkomst. Bij een andere organisatie houden ze het op een disclaimer in de nieuwsbrief. Er zijn talloze variaties, wat aangeeft dat er meerdere manieren zijn om de AVG in te vullen.
Bij grote organisaties zie je dat rond bepaalde regels hele afdelingen zijn opgetuigd: een financiële afdeling die de verdeling en verantwoording van middelen regelt, een juridische afdeling die zorgt dat de verantwoordelijkheden intern en extern goed belegd zijn (aansprakelijkheid) en een afdeling die de logistiek regelt (stroomlijning). De afdeling Marketing en Communicatie buigt zich over de identiteit van de organisatie en de afdeling Research en Development draagt zorg voor het onderzoek. Het motief waarvoor zij aan de lat staan, is hun bestaansrecht. Maar een afdeling creëert ook haar eigen werk. Als we de regeldruk willen verminderen, zullen we ook het aantal regelaars moeten verminderen.
Wie levert de beste zorg?
Gemeenten besteden miljoenen aan zorg en welzijn, uitgezet bij een beperkt aantal aanbieders via grootschalige aanbestedingen. Daarnaast zijn er in elke gemeente allerlei initiatieven van sociale ondernemers die mensgerichte,
kleinschalige zorg leveren, aansluitend op de persoonlijke leefsituatie van de patiënt. Dit soort kleinschalige initiatieven richt zich vaak op een beperkt aantal patiënten in de buurt waar de sociale ondernemer actief is. Maar hoewel deze ondernemers misschien de beste zorg kunnen leveren, zit niet elke gemeente te wachten op tientallen zorgpartners per wijk. Dus zelfs als deze oplossing de beste en misschien zelfs de goedkoopste optie voor de patiënt is, kan ze vanuit efficiencyoogpunt voor de gemeente niet de beste oplossing zijn. Het hangt ervan af welke waarden het belangrijkste gevonden worden en hoe die vertaald zijn naar de aanbestedingsregels. In de praktijk vallen kleinschalige zorg- en welzijnsinitiatieven vaak buiten de boot op basis van die regels, terwijl het best mogelijk is om ook in aanbestedingen ruimte voor hen te creëren.
Werken vanuit de bedoeling
Het weer terugvinden van de oorspronkelijke waarden – ook wel ‘werken vanuit de bedoeling’ genoemd – is belangrijk, omdat in het koesteren van die waarden vaak ook de speelruimte zit als het gaat om regels. Het kennen van de bedoeling van een regel biedt ruimte om te handelen naar de geest van die regel in plaats van de letter.
De insteek van het boek De regels en de rek is om die waarden weer scherp voor ogen krijgen, inclusief het houvast dat ze bieden. Er zijn diverse legitieme redenen om regels op te stellen. Voor de samenleving als geheel, voor jouw organisatie en voor jou als professional. Daarom is het belangrijk om voor elke regel waar je tegenaan loopt te achterhalen wat deze
proberen te regelen en of dat doel hiermee ook daadwerkelijk bereikt wordt.
Onderscheid tussen reden en regel
Houd daarbij voor ogen dat je onderscheid maakt tussen de regel en de reden waarvoor die is opgesteld. Als je aan de regel wilt morrelen, wil dat niet meteen zeggen dat je aan de onderliggende waarde wilt morrelen. Maar in de ogen van anderen zijn regel en regeldoel soms één geheel geworden. En niemand wil bekendstaan als degene die geen belang hecht aan veiligheid of publieke verantwoording. Met als gevolg dat je niet aan de veiligheidsregels of verantwoordingsprocedures durft te komen. Terwijl die misschien niet de beste manier zijn om het beoogde doel te bereiken.
Het regeldoel verwijst naar de regel, maar hetzelfde doel is op vele manieren te bereiken. Het is dus nuttig om te checken of iedereen die met dezelfde regel te maken heeft, daar op dezelfde manier invulling aan geeft. In de praktijk blijkt dat vaak niet zo te zijn. Zo werd bij onze bezoeken met de Ontregelbus duidelijk dat zorginstellingen sterk verschillen in de manier waarop ze landelijke regels in de praktijk invulden. Zo zet niet elke zorginstelling datumstickertjes op de spullen in de koelkast om de voedselveiligheid te bewaken. En noteert niet iedere verpleegkundige dezelfde dingen in het zorgdossier. Voor veel organisaties is het ook een eyeopener om te merken dat er tussen hun eigen vestigingen of afdelingen enorme verschillen zijn in hoe een regel wordt uitgevoerd. Dat biedt perspectief om opnieuw te bepalen welke manier het best werkt.
Balanceren tussen houvast en ruimte betekent dat je bij het zoeken naar ruimte in de gaten houdt welk houvast de regel waar je tegenaan loopt beoogt te bieden. Je wilt immers niet het kind met het badwater weggooien. Als blijkt dat je met alle procedures en registraties niet realiseert wat je probeert te regelen, is er meteen een extra motivatie om de rek op te gaan zoeken. En waar een wil is, is een weg…
Door: Boukje Keijzer
https://managementimpact.nl/artikel/als-de-regel-het-doel-wordt/
Afbeelding van Gerd Altmann via Pixabay
