Centrumgemeente Assen over aanbesteden ten tijde van corona: “Elke week bepalen we met het team inkoop of we doorgaan of uitstellen.”

Vergadering-1

De gemeente Assen koopt de jeugdhulp en Wmo 2015 samen met de gemeenten Aa en Hunze, Midden-Drenthe, Noordenveld en Tynaarlo in. Samen met deze gemeenten en de gemeenten De Wolden, Hoogeveen, Meppel en Westerveld is centrumgemeente Assen ook verantwoordelijk voor Beschermd Wonen. Begin vorig jaar is gestart met de aanbestedingsprocedure voor deze segmenten. Op 1 mei moest de aanbesteding afgerond zijn zodat op 1 juni de nieuwe contracten in konden gaan. Ware het niet dat de coronacrisis de planning beïnvloedde. Jeroen Brouwer, procesmanager Inkoop 2020 Noord- en Midden-Drenthe en Janneke de Vries, Beleidsadviseur Beschermd Wonen, vertellen over het proces van aanbesteden waar zij in terecht kwamen door de coronacrisis en hoe zij hiermee om zijn gegaan.

Twee aanbestedingsprocedures

In deze aanbesteding heeft het projectteam twee verschillende procedures gevolgd namelijk een onderhandelingsprocedure voor Beschermd Wonen en Open House voor jeugdhulp en Wmo 2015. Jeroen: ”Deze laatste is vooral geschikt voor bijvoorbeeld begeleiding, waarbij het onderscheid tussen zorgaanbieders minder groot is en er veel aanbieders zijn.” De onderhandelingsprocedure heeft Janneke begeleid voor de inkoop van Beschermd Wonen. Deze procedure is behoorlijk arbeidsintensief. Janneke licht toe: “Elke zorgaanbieder dient een Plan van Aanpak in. Deze plannen worden beoordeeld op o.a. kwaliteit, transformatie en tarief. Vervolgens voer je onderhandelingsgesprekken met alle zorgaanbieders die een Plan van Aanpak hebben ingediend.”

“We waren al een eind op weg.”

“Toen de coronacrisis uitbrak, waren wij al een aardig eind op weg in het aanbestedingsproces”, zo vertelt Janneke. “Een aanbestedingsprocedure duurt zo’n anderhalf jaar. Onze planning was om 1 juni 2020 de nieuwe contracten te laten ingaan. Dit betekent dat op 1 mei alles in kannen en kruiken moest zijn.” Anderhalf jaar klinkt erg lang maar als je het goed wilt aanpakken, heb je deze tijd hard nodig. Jeroen legt uit: ”Eerst evalueren we huidige contracten. Denk hierbij aan ruimte voor verbetering of beleidsmatige aanpassingen. Vervolgens voeren we een marktconsultatie uit met de zorgaanbieders. We stellen een toekomstvisie op en voeren een kostprijsanalyse uit. Dan ben je al gauw een klein jaar verder.”

“Wekelijks beslissen of we doorgaan met de aanbesteding”

Tijdens zo’n intensief aanbestedingstraject is het belangrijk om een weloverwogen keuze te maken om de aanbesteding te stoppen of uit te stellen. Jeroen: “Het uitstellen of zelfs annuleren van de aanbesteding heeft verstrekkende gevolgen. Denk aan contracten die aflopen en aan al het werk die zorgaanbieders in bijvoorbeeld hun Plan van Aanpak hebben gestoken. Daarom hebben we eigenlijk meteen in de eerste week van de coronacrisis al besloten om de situatie per week te bekijken voor zowel het interne proces als de gesprekken met aanbieders. We hadden al gesprekken met aanbieders gepland en zij zijn benaderd of deze gesprekken telefonisch doorgang konden vinden.” Janneke vult aan: “Zorgaanbieders waren in het begin heel druk met de coronacrisis. Als een zorgaanbieder aangaf, dat een deadline niet gehaald kon worden, bekeken we of er een verruiming mogelijk was. Op deze manier hebben we intensief het overleg met de zorgaanbieders opgezocht. Dit werd overigens ook zeer gewaardeerd.”

Luisteren naar zorgaanbieders

Er is overigens niet één moment aan te wijzen waarop er een besluit is genomen. Jeroen: “We hebben veel aspecten in overweging genomen. Elke keer weer. De maatregelen m.b.t. corona waren heel ingrijpend. Daarin past het ook om naar het proces te kijken. Denk aan het tijdsbestek waarin een Plan van Aanpak aangeleverd kan worden en een haalbare (interne) planning. Het gaf een andere dynamiek in de samenwerking. Wat wij overigens als heel positief hebben ervaren. We hebben echt naar de zorgaanbieders geluisterd. Ook zij hebben er belang bij dat de aanbesteding niet werd uitgesteld of geannuleerd. Je kunt wel stellen dat we met elkaar steeds hebben besloten om de aanbesteding wel of niet door te laten gaan.”

Belangrijk om met elkaar in contact te blijven

Tenderned is een belangrijk middel om in contact te blijven met de zorgaanbieders die hebben gereageerd op een aanbesteding. Jeroen: “Dat klopt, maar we hebben ook veel gecommuniceerd via mailberichten. Het is belangrijk om in contact te blijven. We hebben ervoor gezorgd dat mailberichten die via onze inkoopmailbox binnen kwamen, ook snel werden beantwoord.” Voor Janneke was het contact net even anders: ”Mijn collega’s en ik hadden veel gesprekken met zorgaanbieders naar aanleiding van de door hen ingeleverde Plannen van Aanpak. Dit is veranderd in telefonische gesprekken. Dat vergt een andere manier van werken die meer tijd kost, zoals het vastleggen van alle gesprekken en gemaakte afspraken evenals de interne afstemming hierover.”

De laatste fase in

Voor de gemeente Assen is de afrondende en laatste fase aangebroken. De definitieve gunningen gaan er nu uit en de laatste gesprekken worden gevoerd. Normaal gesproken is de gemeente minimaal een maand voordat de contracten ingaan al klaar. Maar dat gaat nu niet lukken, want dat zou uiterlijk 1 mei zijn. Jeroen: ”Door de gevolgen van corona hebben we voor de laatste aanbestedingen aanbieders meer tijd gegeven hun aanbiedingen in te dienen. Gevolg van alle aanpassingen in de werkwijze is dat we later klaar zijn met de gunningen en hierdoor komt er meer druk te liggen op de implementatiefase. Dat is natuurlijk erg vervelend voor alle betrokkenen en maakt het lastig. Normaal gesproken zouden we dit dan ook liever anders doen. Indicatiestellers worden eerder inhoudelijk voorbereid en de administratieve inrichting is dan al gereed. Maar nu vindt dit allemaal parallel aan elkaar plaats. Begin juli willen de zorgaanbieders hun eerste facturen kunnen versturen. We zetten alles op alles om dit voor elkaar te krijgen.”

Flexibele samenwerking

Janneke is onder de indruk hoe snel je je als team kunt aanpassen aan een nieuwe situatie en hoe snel er een gewijzigde werkwijze is gevonden. “Het begon met het ‘niet meer handen schudden’ tot ‘geen persoonlijk overleg meer’. We moesten ons aanpassen en snel ook, wilden we deze aanbesteding door laten gaan. En dat is gelukt. Eigenlijk waren we als team elke week er weer trots op dat we de deadlines haalden.” Jeroen: “Van zorgaanbieders ontving ik ook persoonlijk berichtjes. Het geeft me energie om te weten dat wij als gemeente en de zorgaanbieders samen de schouders eronder hebben willen zetten.”

Blijf overleggen en kijk per week wat mogelijk is

Jeroen heeft, puttend uit zijn ervaring met het aanbesteden ten tijde van corona, een tip voor andere gemeenten: “Probeer zoveel mogelijk in contact te blijven met je zorgaanbieders. Kijk niet te ver naar voren en bekijk per week wat de stand van zaken is en of je eventueel iets moet aanpassen. Probeer zo duidelijk mogelijk te zijn, intern maar ook naar de zorgaanbieders.” De ervaring van Janneke: “Ondanks deze coronacrisis is er nog veel mogelijk. Blijf met elkaar in overleg over de mogelijkheden.”

https://www.sociaalweb.nl/nieuws/centrumgemeente-assen-over-aanbesteden-ten-tijde-van-corona-elke-week-bepalen-we-met-het-team-inkoop-of-we-doorgaan-of-uitstelle

Share on linkedin
LinkedIn
Share on facebook
Facebook
Share on twitter
Twitter

Laat een reactie achter

Het e-mailadres wordt niet gepubliceerd. Vereiste velden zijn gemarkeerd met *