Om de regeldruk te verminderen nam verpleeghuis Het Parkhuis onlangs deel aan de schrapsessie van het programma [Ont]Regel de Langdurige Zorg. Zorgmanager Marrie Cornelisse en beleidsmedewerker Lisette Jansen vertellen over hun aanpak en wat de schrapsessie heeft opgeleverd. ‘We dachten kwartiertjes tijd te winnen, geen 87 uur per week!’09-11-2020
‘De schrapsessie kwam op het goede moment,’ zegt Cornelisse, ‘omdat we al waren gestart met een pilot om de administratieve druk te verlichten voor het team. We wilden meer tijd vrijspelen om aan de zorg voor onze bewoners te besteden. Binnen het team van het Merwehuis, een buitenlocatie van Het Parkhuis, zetten we daarom een multidisciplinaire werkgroep op: Terugdringen Onnodige Procedures/Protocollen (afgekort: TOP).’
Aanpak
‘Bestuur, MT, cliëntenraad, ondernemingsraad en andere betrokkenen zijn vooraf akkoord gegaan met de pilot. Door verschillende functies in de werkgroep te betrekken, ontstond een breed draagvlak voor de uiteindelijke veranderingen’, vertelt Jansen.
De werkgroep ging goed voorbereid naar de schrapsessie door gezamenlijk een lijst van verbeterpunten (TOP-punten) in kaart te brengen met de huidige tijdsinvestering per medewerker. Daaruit kwam een lijst van 93 verbeterpunten die ze inbrachten in de schrapsessie. Vervolgens bepaalden ze samen de prioriteiten, met aandacht voor de quick wins. En gaven ze de randvoorwaarden voor verandering aan. Een top 13 bleef over.
Door verschillende functies erbij te betrekken, ontstond een breed draagvlak voor onze pilot.
‘Daaruit hebben we met het team vooral gekozen voor die punten die we zelf kunnen veranderen. TOP was steeds het thema op ‘het Verbeterbord’ van het team. We hielden hierin een vaste volgorde aan: het punt aanmelden op het Verbeterbord, bespreken, uitvoeren, evalueren, en de resultaten en afspraken benoemen. Het verbeterpunt verdween van het bord als het daadwerkelijk opgelost was. Daarna kwam er pas een nieuw punt op te staan. Dat geeft een goed gevoel’, licht Cornelisse toe.
De voortgang hielden ze bij in een zogenaamde registratielijst. De andere teams van Het Parkhuis bleven via nieuwsbrieven op de hoogte van de voortgang van het project bij het Merwehuis.
Waarom doen we dit?
‘De belangrijkste vraag bij alles was ‘waarom doen we dit?’’, zegt Jansen. Cornelisse vertelt dat ze bijvoorbeeld de looplijsten aan het begin van een dienst hebben geschrapt en de rapportage Algemene Dagelijkse Verrichtingen (ADL). ‘Lastiger is het als het met wet- en regelgeving te maken heeft. Of als je niet weet waarom iets moet gebeuren, zoals het maandelijks registreren van het gewicht van een cliënt. Het helpt enorm als een dokter kan uitleggen wat de reden hiervan is. Dan is er vaak meteen begrip.’
Voortrekkers nodig
In het schrapproces is het fijn om een paar voortrekkers uit het team te hebben. Als medewerkers niet snappen hoe ze iets kunnen veranderen of denken dat het niet kan, dan zeggen de voortrekkers al snel ‘valt echt mee, kijk, dat doe je zo’. ‘Dan nemen die collega’s ze mee en gaat het allemaal makkelijker’, zegt Cornelisse. ‘Het gaat ook over bewustwording’, vult Jansen aan. ‘Bij alles wat je doet je afvragen wat het toevoegt. Dan blijf je kritisch.’
Tijdwinst
Met een team van meer dan 35 collega’s wisten ze een grote tijdswinst te behalen. Het meest verrassende was wel de besparing van 5 uur op rapporteren en nog eens 5 uur op de mondelinge overdracht tussen collega’s op een groep van 30 bewoners. De tijdswinst gaat met name naar meer activiteiten met bewoners. ‘Even rustig samen ontbijten, vaker wandelen, gesprekjes met naasten. Maar ook naar de omslag die we aan het maken zijn naar kleinschalig wonen, en daar de zorg op aan te passen’, vertelt Cornelisse. De tijdswinst zorgt daarnaast ook voor een groter werkplezier bij de medewerkers.
De medewerkerstevredenheid ging van een 6 naar een 8!
‘We hebben aan het begin van dit proces aan onze zorgprofessionals gevraagd hoe tevreden ze waren over de tijd die ze aan registraties besteedden. Dat kwam uit op een 6,5. Maar inmiddels zitten we boven de 8! Ook bij onze bewoners hebben we een verandering gezien. Ze zijn rustiger en laten minder loopgedrag zien.’
Hoe gaat het nu verder?
Andere zorgteams binnen Het Parkhuis gaan nu ook aan de slag met het verminderen van hun registratielasten. ‘Zij weten wat wij hebben aangepakt, maar ze hebben de vrijheid om te kijken waar zij mee aan de slag willen. Verder houden we het Verbeterbord erin om zo punten te blijven aanpakken. Daarnaast hebben we als team jaarlijks een check met elkaar of we nog steeds doen wat we hebben afgesproken. ‘Ik ben vooral supertrots op mijn team dat we dit voor elkaar hebben gekregen!’, sluit Cornelisse af.5 tips aan andere zorgorganisaties
Tips van Cornelisse en Jansen aan zorgorganisaties die ook registratielasten willen verminderen:
- Laat uw team meedenken in het proces.
- Neem ruim de tijd, want het kost in eerste instantie ook tijd.
- Maak gebruik van een Verbeterbord om de verbeterpunten te bespreken en voortgang te borgen.
- Besteed de tijdwinst aan zorg voor de bewoners.
- Informeer familie van bewoners dat u de zorg op telefoon of tablet rapporteert, dus dat u de telefoon niet voor privédoeleinden gebruikt tijdens werktijd.
U bent van harte welkom om bij Het Parkhuis te komen kijken hoe TOP bij ons loopt!
Online schrapsessie
De schrapsessies worden in verband met corona aangeboden als online module. Wilt u net als Het Parkhuis in kaart brengen hoe u tijd kunt besparen door onnodige registraties te verminderen? Meld u dan met uw team aan voor de online schrapmail.
