Zonder dat we het in de gaten hebben, gebruiken we elke dag opnieuw, software die gebaseerd is op analogieën en metaforen uit de kantooromgeving van de jaren ‘70. Dat is in het gunstigste geval jammer en eigenlijk gewoon een beetje dom, als we kijken naar waar de techniek momenteel staat. Informatie reist binnen organisaties doorgaans nog steeds van A naar B in de vorm van staande of liggende stukken A4. Staand heten ze meestal een Word-document of een PDF en liggend een Powerpoint of een Spreadsheet. Al jaren vragen vele economen zich af hoe het toch komt dat we zo ver zijn qua automatisering en technologie, maar dat de arbeidsproductiviteit nauwelijks stijgt. Ik vermoed dat ik een deel van de oorzaak (en de oplossing) gevonden heb: de meeste mensen gebruiken hun computer als een moderne typemachine. Vaak met twee vingers, omdat ze nooit blind hebben leren typen. Dat is een beetje alsof we een vliegtuig gebruiken om over de snelweg te rijden. Dat kan prima, er zitten immers wielen onder. Maar die vleugels zitten er niet voor niets aan. Net als die enorme motoren. En dat is precies wat er nu gebeurt in het dagelijkse leven van de kenniswerker.
Hoe dan wel?
In de drie documentaires van het KNVI waaraan ik mocht meewerken, verkenden we respectievelijk de informatiesamenleving, de netwerksamenleving en het wezen van kenniswerk. Het doel van de documentaires was het aanzwengelen van gesprekken over deze thema’s. Waar de documentaires bewust niet op ingingen was de vraag: ‘Maar hoe moet het dan?’ Vooral omdat er vele antwoorden op mogelijk zijn en het koffiedik kijken is qua de toekomst, zeker met de snelheid van ontwikkelingen op het gebied van technologie. Wat inmiddels wel duidelijk begint te worden, is dat het overgrote deel van de miljoenen kenniswerkers in Nederland digitaal niet fit is. En een gebrek aan digitale fitheid zal voor de gemiddelde kenniswerker onherroepelijk leiden tot verminderde mentale fitheid. En daarmee tot schade aan fysieke fitheid. Ik ben er van overtuigd dat deze drie thema’s onlosmakelijk verbonden zijn.
Geen digitalisering of digitale transformatie zonder digitaal bewustzijn
Je wilt de organisaties de kost niet geven die trajecten hebben lopen op het gebied van digitalisering of zelfs een hele digitale transformatie proberen te bewerkstelligen. De afgelopen tien jaar mocht ik als oprichter van lifehacking.nl en schrijver van boeken als Easycratie en Nooit Af vele podia betreden. En bijna altijd checkte ik in de zaal wie er bezig was met het onderhouden of aanleren van digitale vaardigheden. Op een aantal uitzonderingen na heeft bijna geen enkele organisatie in Nederland serieus werk gemaakt van dit punt.
Wonderlijk dat de OR’s en HRM- afdelingen dit niet hebben opgepikt. Zeker in een tijdperk waarin werk-gerelateerde stress volksvijand nummer één aan het worden is. En nog wonderlijker dat boards en managementteams hier vooralsnog zo weinig aandacht aan besteden, omdat hier zoveel te winnen valt aan slagkracht en innovatie. Wat maar weinig beslissers zelf onder ogen willen zien, is dat de dynamiek van de netwerk- en informatiesamenleving de regels van het spel in organisaties verandert. En het spel met de samenleving. En dat de dynamiek van macht zelfs verandert, zoals Moses Naïm treffend verwoordde in zijn boek The End of Power. Zolang je blijft grossieren in thema’s en projecten als AI, Big Data en de blockchain zónder digitaal bewustzijn en digitale vaardigheden chefsache te maken, zijn alle pogingen zinloos.
Digitaal fit
De inzichten van Darwin over ‘survival of the fittest’ zijn jarenlang uitgelegd als ‘de sterkste wint’. Maar Darwin bedoelde ermee te zeggen dat de soorten die zich het best kunnen aanpassen aan de veranderende omstandigheden, de grootste kans op overleven hebben. Volgens Van Dale betekent ‘fit’ in onze taal: ‘in goede conditie’. Daar waar werkgevers al jaren doorhebben dat het om vele redenen (en zeker ook financiële) een goed idee is om de lichamelijke fitheid van de medewerkers te stimuleren, begint het belang van mentale fitheid nu ook door te dringen.
Slaap, aandacht, focus en concentratie staan in onze huidige werk-werkelijkheid namelijk flink onder druk. Daarnaast weten we inmiddels dat zitten het nieuwe roken is. De hele dag achter een bureau zitten is niet echt bevorderlijk voor ons gestel. Dit zijn allemaal aspecten van de fysieke en mentale omstandigheden waaronder we ons werk doen.
Maar we winnen pas echt als ook digitale fitheid een plek krijgt in nieuw beleid. Dat heeft alles te maken met de meest recente inzichten uit de hersenwetenschap aangaande die felbegeerde concentratie en aandacht. Sinds een baanbrekend stuk in de New York Times vorig jaar blijkt bovendien dat psychologische veiligheid op de werkvloer nogal doorslaggevend als het gaat om uitstelgedrag van mensen. Mentale fitheid, fysieke fitheid en digitale fitheid gaan wat mij betreft dus duidelijk hand in ha nd. En anno 2020 moet je daar eerst digitaal bewustzijn over ontwikkelen, anders bouw je op een verkeerde fundering.
Heel gek eigenlijk, dat we de grootste kostenpost in vrijwel elke organisatie, namelijk mensen, niet de aandacht geven die het verdient met de hulp van de inzichten van nu. Een voorbeeld. Twintig procent van alle mensen is in de avond op zijn best. Vanuit de kostenkant bezien, zet je dus twintig procent van je grootste kostenpost (personeel) in op het moment dat je er het minst aan hebt. En dat nieuwe werken dat door een paar grote marktspelers is gekaapt, heeft vooral geleid tot open kantoortuinen die funest zijn voor je concentratie. Ik vind het geen wonder dat zoveel mensen kampen met een burn-out. Als je de hele dag wordt afgeleid door prikkels,meetings en managers kom je nergens aan toe.
De grote vraag is dus: hoe pas je je aan aan alle veranderende omstandigheden?
Leren filteren en omgaan met je gereedschap
De hoeveelheid informatie die dagelijks op ons afkomt blijft flink toenemen. Maar information overload hoeft helemaal geen probleem te zijn, zoals Clay Shirky betoogt in zijn verhaal over Filter Failure. Maar dan moet je wel leren filteren. Dat leren we niet op school, maar ook niet in organisaties. Als kenniswerker zijn een ambacht is, dan hebben maar weinigen dat onder de knie. De meeste mensen doen maar wat. Als je uitzoomt naar een wat hoger niveau dan de dagelijkse werkelijkheid, zijn kenniswerkers voornamelijk bezig met het vergaren, verwerken, analyseren, synthetiseren, opslaan en delen van informatie en kennis.
Maar in dat proces gaat flink wat mis. Dit ligt deels aan het gebruikte gereedschap, deels aan gebrek aan inzichten en strategie en soms domweg aan gebrek aan training. We nemen ons digitale werkgereedschap doorgaans niet diepgaand onder de loep. Zo weten de meeste Outlook gebruikers niet dat je regels voor mail kunt instellen en de notificaties kunt uitzetten, en hebben de meeste Apple gebruikers geen idee dat je met tekstvervanging handige macros kunt maken die je veel tijd besparen met typen.
Met Arjan Broere en Mark Meinema schreef ik voor het nog te publiceren boek ‘De nieuwe werk-werkelijkheid’ een doctrine voor informatiegereedschap. Als je door de lens van die doctrine naar ons werkgereedschap kijkt, vallen de meeste tools af. Wat ons betreft moet informatie opslaanbaar, doorzoekbaar, sorteerbaar, ordenbaar, her-ordenbaar, meta-dateerbaar en deelbaar zijn. In seconden in plaats van minuten en bij voorkeur ook op een smartphone. Want tools die te traag zijn voor wat ze moeten doen, worden uiteindelijk minder of niet gebruikt. Het succes zit hem in gebruiksgemak en dus snelheid.
Micronotities
De meeste informatie die dagelijks om ons heen vliegt in artikelen, podcasts, tijdschriften, blogs, mails, kranten en bij het koffieapparaat, slaan we niet of nauwelijks op. En als we die informatie al opslaan, verdwijnt het doorgaans in de grote wirwar van de notities en kijken we er zelden naar om of raken we het domweg kwijt. Terwijl dit geheel van kleine noties en waarnemingen het werkelijke goud is van organisaties. Maar dan moet je er wel bij kunnen. Waar en op welke manier slaan we de waardevolle brokjes informatie op die bestaan uit minimaal twee woorden en maximaal drie zinnen? Doorgaans is het te weinig om er een apart document voor in het leven te roepen. De meeste mensen mailen het dus aan zichzelf, of zetten het in een takenlijst of notitie-app. Ik noem deze brokjes micronotities. Als we erin slagen om deze notities makkelijk en snel op te slaan en onderling te verbinden, bouwen we als het ware aan een digitaal exoskelet, een soort tweede brein.
Tweede brein
De technologie stelt ons sinds kort in staat om al die informatie niet meer in ons hoofd op te slaan, maar te verwerken in een tweede, digitale brein. Wereldwijd zijn er al tienduizenden mensen mee bezig, met mensen als Tiago Forte in de voorhoede. Ze bouwen voort op eeuwenoude tradities als commonplace boeken, en het meer recente zettelkasten-principe, maar met de enorme hefboom van de computer en smartphone als toegevoegde superkracht. Er bestaat een goede kans dat de werkelijke reden van het doorgaans mislukken van kennismanagement projecten is dat het top-down werd ‘opgelegd’, zonder de medewerkers er een persoonlijk voordeel van te laten inzien. De omgekeerde weg, werknemers die hun eigen kennis op orde hebben, houden en delen, lijkt daarentegen een hele kansrijke. Er is een hele text-renaissance gaande, met tools als Workflowy, Roam Research, Notion en Obsidian die dit alles mogelijk en makkelijk maken.
De nieuwe werk-werkelijkheid
De vaste baan als zekerheid blijkt steeds vaker een illusie, hetgeen veel werkenden zal nopen om zich te blijven ontwikkelen om duurzaam inzetbaar te blijven. Degenen die fysiek, mentaal en digitaal fit zijn en blijven, zullen immers beter mee kunnen bewegen met veranderende omstandigheden in de wereld van werk. Maar als werknemers en werkgevers daarnaast gaan bouwen aan een tweede brein waarin kennis, informatie en inzichten snel vindbaar zijn, dan zullen ze flink kunnen concurreren met de klassiek bureaucratische omgeving die zich beperkt tot staande en liggende A4s.
De snelheid en het gemak waarmee je voor anderen van waarde kunt zijn, zullen in de nabije toekomst grotendeels je persoonlijk succes bepalen. Werk dient daarmee naast het genereren van inkomen en plezier dus vooral een motor te zijn voor persoonlijke ontwikkeling en groei. Het wordt tijd dat we technologie daarin veel beter gaan betrekken. Niet vanuit de organisatie, maar vanuit onszelf.
NB. Dit stuk werd eerder gepubliceerd als bijdrage aan het boek “Smart Humanity” De tekst is ook in het Engels beschikbaar.
https://www.linkedin.com/pulse/voorbij-het-dogma-van-document-martijn-aslander/
