7 tips door Esther Lam. Bron www.augeomagazine.nl
Tip 1: Accepteer dat privacyregels erbij horen
Esther Lam: ‘Mensen beginnen vaak te zuchten als het woord AVG valt. Het voelt als iets extra’s dat ze moeten doen, terwijl een zorgvuldige omgang met informatie over cliënten ónderdeel is van hun werk. Het hoort erbij. De AVG is er niet om het professionals moeilijker te maken, maar geeft de kaders aan van hoe je zorgvuldig persoonsgegevens verwerkt. Binnen die kaders blijkt echt wel wat mogelijk op het gebied van gegevensuitwisseling.
Je hoeft ook niet bang te zijn dat het goed bewaken van je taak en informatie integraal werken in de weg staat. Als je de privacyregels goed hanteert, is dat nog steeds mogelijk.’Lees hier meer over de belangrijkste AVG-privacyregels
Tip 2: Houd het zoveel mogelijk anoniem
‘Je mag als professional altijd aan een deskundige vragen wat hij of zij van een zaak vindt. Als het maar anoniem blijft,’ zegt Lam. Er is geen toestemming van de ouders met gezag of voogd voor nodig. Maar alleen de namen veranderen of weglaten is niet genoeg. Het gezin mag op geen enkele manier te herleiden zijn.
Andersom, wanneer een collega-professional een casus met jou wil bespreken, wordt ook integriteit van jou gevraagd. ‘Je hoeft vaak niet te weten over wie het gaat,’ zegt Esther Lam. ‘Als je dat toch denkt te weten, dan mag je niks met die informatie doen.’
Tip 3: Wees duidelijk naar ouders en kinderen
Uitwisseling en afstemming tussen professionals gaat zoveel mogelijk in overleg met, en met toestemming van de ouders en het kind. Voor hen moet duidelijk zijn met wie informatie wordt gedeeld, met welk doel en wat de inhoud daarvan is.
Tip 4: Haal informatie bij voorkeur bij cliënten zelf
Volgens Esther Lam vragen professionals soms uit handelingsverlegenheid niet het kind of de ouders, maar andere professionals om informatie. ‘Een collega van mij vond het lastig om met een moeder te praten, omdat deze boos op haar vragen reageerde. Ze overwoog de huisarts om informatie over het gezin te vragen. Toen we erop doorgingen, concludeerden we samen dat het beter was om eerst nog een keer met de moeder te praten over wat haar zo boos maakte. Dat voorkwam onnodig delen van privacygevoelige informatie met andere professionals.’
Dus wil een cliënt bepaalde informatie niet delen, ga dan in gesprek over welke gevoelens daarachter zitten. Waar zijn zij bang voor, waarom willen ze iets niet vertellen? Zo kom je in contact en krijg je waarschijnlijk meer informatie dan welke professional je ook kan of mag geven, zegt Esther Lam. ‘Met als allerbelangrijkste uitkomst: je komt aan de informatie die je nodig hebt om ervoor te zorgen dat de ouders en kinderen de juiste hulp krijgen, zónder dat de privacy in het geding is.’
Check hierbij wel altijd eerst of de informatie niet al in het dossier staat, zegt Lam, zodat mensen niet onnodig hun verhaal opnieuw moeten vertellen.’
Tip 5: Leg uit waarvoor je informatie nodig hebt
In een gesprek met ouders of kinderen kun je uitleggen waarom je bepaalde informatie nodig hebt en wat je er vervolgens mee gaat doen. Je kunt ze vervolgens betrekken bij de informatie-uitwisseling door een gezamenlijk (telefoon)gesprek te voeren of op papier voor te leggen wat je wilt gaan vertellen, zodat ze ook kunnen zien welke woorden je gebruikt. Wees zo transparant mogelijk.
Tip 6: Ken je taak en vertrouw op anderen
Esther Lam: ‘Iedere professional zou zich voortdurend bewust moeten zijn van zijn taak en rol. Van daaruit kun je bepalen welke informatie je echt nodig hebt om je taak goed te kunnen uitvoeren. En houd het daar ook bij. Ik maak geregeld mee dat professionals werk naar zich toe trekken omdat ze te weinig vertrouwen hebben in andere professionals of niet goed op de hoogte zijn van wat het werk van de ander inhoudt. Voor ze het weten komen ze in aanraking met informatie die ze voor hun eigen taak helemaal niet nodig hebben. Daarmee schenden ze de privacy van cliënten.’
Lam adviseert om altijd bij jezelf na te gaan: is het echt nodig om ergens aan tafel te gaan zitten? Heb ik de informatie die gedeeld wordt echt nodig voor mijn eigen taak?
‘Vertrouw erop dat andere professionals hún stuk oppakken. Als je daar aan twijfelt, kun je dat beter bespreekbaar maken dan werk – inclusief informatie die niet bij jou hoort – naar je toe te trekken.’
Tip 7: Draai de situatie om
Volgens Esther Lam is het voor professionals helpend om zich ook eens af te vragen hoe zij het zouden vinden als er bepaalde informatie over henzelf of over hun kind gedeeld werd. ’Draai de situatie eens om. Hoe zou het voor jou zijn als die op andere plekken terechtkomt? Wat zou dat doen met je privacy? Krijg je er pijn van in je buik, dan is de kans groot dat er over die ander te veel informatie wordt gegeven.‘
Bedenk ook dat informatie die je deelt, door de ander verder kan worden verspreid. Is het dan nog steeds oké dat meerdere partijen ervan op de hoogte zijn? Wat betekent dit voor het gezin of kind om wie het gaat? Vraag jezelf dit als professional steeds af.’
Tot slot: veel organisaties hebben een privacydeskundige. Maak gebruik van zijn of haar kennis als je twijfelt!
Stappenplan ‘Kan ik informatie delen?’
Stel jezelf de volgende vragen:
1. Is er een grondslag om informatie te delen? Voorbeelden hiervan zijn: toestemming van de cliënt of omdat er een gerechtvaardigd belang is. Lees alle mogelijke grondslagen.
2. Wat is mijn doel met het delen van informatie?
3. Welke informatie heb ik echt nodig om dit doel te bereiken?
4. Staat het doorbreken van privacy/delen van informatie in verhouding tot het doel? (proportionaliteit)
5. Kan het doel op een andere manier worden bereikt dan informatie delen? (subsidiariteit) Bijvoorbeeld anoniem (zodat er geen persoonsgegevens worden gedeeld)?
6. Heb je geheimhoudingsplicht? Dan is uitgangpunt dat je expliciet toestemming van de cliënt nodig hebt om je geheimhoudingsplicht te kunnen doorbreken.
En als je besluit om informatie te delen:
- Informeer de cliënt dat je gaat delen, ook al geeft deze geen toestemming. Doe dat voordat je de informatie gaat delen. Is dat niet mogelijk, doe dat dan zo snel mogelijk achteraf.
- Documenteer je afwegingen.
Privacy App Jeugd
Snel weten of informatie mag worden gedeeld en onder welke voorwaarden? Zoek het op in de Privacy App Jeugd. Dit is een praktisch hulpmiddel voor kinderen, jongeren, ouders, opvoeders, professionals en bestuurders.
In de app staat algemene informatie over privacy in de jeugdhulp en de jeugdbescherming. De app registreert geen persoonlijke gegevens en gebruikt geen cookies.
Het ontwikkelen van deze app is een initiatief van twintig branche- en beroepsorganisaties, waaronder de VNG, Jeugdzorg Nederland, het NIP, GGZ Nederland, Sociaal Werk Nederland, de VOBC en de VGN. Zij stelden eerder het manifest ‘In goed vertrouwen. De privacy van de jeugd geborgd’ op. Aan het manifest zijn tien vuistregels verbonden om professionals meer houvast te geven.
Weet jij genoeg over privacy?
Check je kennis over het delen van informatie in de jeugdhulp met deze korte test van Augeo Academy.
